Ważne przypomnienie dla osób prowadzących działalność gospodarczą. Zbliża się końcowa data rozliczenia składki zdrowotnej. Do 20 maja 2026 r. część płatników składek musi złożyć do ZUS roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne za 2025 r. oraz opłacić ewentualną niedopłatę.

Kogo dotyczy ten obowiązek?

– Roczne rozliczenia składki zdrowotnej za 2025 r. dotyczy osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą, które w ubiegłym roku podlegały ubezpieczeniu zdrowotnemu z tytułu prowadzonej działalności i były opodatkowane na zasadach ogólnych, czyli według skali podatkowej, podatkiem liniowym albo w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych – informuje Beata Kopczyńska, regionalna rzeczniczka prasowa ZUS w województwie śląskim.

Jak dodaje obowiązek ten dotyczy  także przedsiębiorców, którzy rozpoczęli działalność gospodarczą w 2026 r. i w styczniu rozliczali się na zasadach ogólnych.

Cel rozliczenia?

Roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne pozwala ustalić kwotę składki należnej za dany rok na podstawie osiągniętych w nim  przychodów lub dochodów. Rozliczenie należy uwzględnić w dokumentach za kwiecień, które płatnik zobowiązany jest  przekazać do ZUS najpóźniej do 20 maja.

Co zrobić w przypadku niedopłaty?

Jeśli z wyliczeń wynika niedopłata, różnicę należy uregulować. Brakującą kwotę trzeba wpłacić razem ze składką bieżącą za kwiecień. Przelew musi trafić na indywidualny Numer Rachunku Składkowego (NRS) najpóźniej 20 maja.

Gdy jest nadpłata?

Jeśli z rocznego rozliczenia wynika nadpłata składki, czyli przedsiębiorca zapłacił więcej niż należało, wówczas może otrzymać nadpłaconą kwotę lub też zostanie ona zaliczona na poczet przyszłych płatności.

Jak to zrobić?

• Zaloguj się na swój profil w platformie eZUS
• znajdź przygotowany wniosek RZS-R
• sprawdź dane we wniosku, rozliczenie, podpisz dokument i wyślij go do 1 czerwca za pośrednictwem eZUS

ZUS przeleje zwrot na konto bankowe najpóźniej do 3 sierpnia.

– Jeżeli płatnik zapomni i nie zwróci się w terminie o zwrot środków z nadpłaconej składki zdrowotnej, nie ma się co martwić, pieniądze nie przepadną, nadpłata zostanie automatycznie rozliczona na koncie płatnika do końca roku – dodaje rzeczniczka.

Do 20 maja przedsiębiorcy opodatkowani na zasadach ogólnych lub ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych muszą złożyć roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne za 2023 rok.

To już drugi rok, kiedy przedsiębiorcy będą przekazywać do ZUS roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne za miniony rok. Obowiązek ten dotyczy przedsiębiorców, którzy są opodatkowani na zasadach ogólnych, czyli podatkiem liniowym lub skalą podatkową albo ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Rozliczenie za 2023 rok trzeba przekazać do ZUS-u w dokumencie za kwiecień 2024 roku, najpóźniej do 20 maja.

Nadpłacona składka zdrowotna

– Ustalona roczna składka zdrowotna może okazać się niższa lub wyższa od sumy składek, którą przedsiębiorca zapłacił przez cały rok. Jeśli z rozliczenia wychodzi nadpłata i płatnik nie ma zaległości w opłacaniu składek, to ZUS utworzy wniosek o zwrot nadpłaty na profilu płatnika na PUE ZUS. Będzie trzeba go zweryfikować, podpisać i odesłać przez PUE do 3 czerwca – wyjaśnia Beata Kopczyńska, regionalna rzeczniczka prasowa ZUS w województwie śląskim.

ZUS przekaże nadpłatę na rachunek bankowy, który jest zapisany na koncie płatnika składek, najpóźniej do 1 sierpnia. A jeśli na koncie płatnika było zadłużenie, to nadpłata zostanie rozliczona na poczet zaległości.

Niedopłata za ubiegły rok

Natomiast, gdy z rozliczenia wychodzi niedopłata, należy uregulować różnicę w terminie płatności składki za kwiecień, czyli do 20 maja 2024 roku. W obliczeniu rocznej składki na ubezpieczenie zdrowotne pomoże specjalny kalkulator, który dostępny jest na stronie w zakładce „Firmy”, a następnie „Przedsiębiorco przeczytaj – ważne”, po lewej stronie na zielonym tle wyświetli się m.in. ikonka „Kalkulator składki zdrowotnej”, link https://www.zus.pl/firmy/przedsiebiorco-przeczytaj-wazne/kalkulator-skladki-zdrowotnej

Osoby prowadzące jednoosobową działalność roczne rozliczenie składają na druku ZUS DRA. Natomiast w przypadku opłacania składek za inne osoby (np.: pracowników, zleceniobiorców) na druku ZUS RCA. Roczne rozliczenie składki zdrowotnej nie dotyczy: płatników na karcie podatkowej, twórców i artystów, wspólników spółki komandytowej, jednoosobowej spółki z o.o. oraz osób współpracujących.

Uwaga!

Przedsiębiorca, który chce złożyć dokumenty korygujące wysokość składki zdrowotnej za ubiegły rok, może je złożyć najpóźniej do dnia, w którym złoży wniosek o zwrot nadpłaty, a jeśli się nie składa takiego wniosku, to do 1 lipca 2024 r.

1,4 mln przedsiębiorców może liczyć na zwrot pieniędzy ze składki zdrowotnej. Na ich profilach na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) udostępniony jest wniosek o zwrot nadpłaty. Wysłało go już 360 tys. płatników, a do zwrotu mają w sumie 665 mln zł.  

Do 22 maja część przedsiębiorców musiało złożyć roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne za 2022 rok. – To był nowy obowiązek dla prowadzących firmy, dlatego organizowaliśmy wiele szkoleń, dyżurów, konsultacji, by wyjaśnić i pomóc naszym płatnikom. Także w ostatnią sobotę, 20 maja, wiele placówek ZUS było otwartych, a nasi doradcy pomagali w sporządzeniu tego rozliczenia, czy też dokumentu o zwrot nadpłaty – informuje Beata Kopczyńska, regionalny rzecznik prasowy ZUS województwa śląskiego.

Wniosek o zwrot nadpłaty wyślij do 1 czerwca

Jak wynika z danych ZUS po sporządzeniu dokumentów rocznego rozliczenia składki zdrowotnej około 1,4 mln płatników może liczyć na zwrot nadpłaty. Teraz ruch po ich stronie. Przedsiębiorcy mają czas do 1 czerwca na zweryfikowanie, podpisanie i odesłanie wniosku o zwrot nadpłaty składki zdrowotnej (RZS-R), który znajduje się na ich profilu na PUE. Następnie ZUS, zgodnie z przepisami,  do 1 sierpnia przekaże nadpłatę na rachunek bankowy, zapisany na koncie płatnika.

– Jeśli przedsiębiorca nie złoży takiego wniosku o zwrot nadpłaty składki zdrowotnej do 1 czerwca, to ZUS rozliczy nadpłatę na koncie płatnika do końca 2023 r., a nie do 1 sierpnia, jak to ma w przypadku gdy przedsiębiorca samodzielnie złoży taki wniosek w terminie. Zwrot nastąpi o ile KAS nie przekaże informacji o rozbieżnościach w dokumentach przekazanych do ZUS-u i urzędu skarbowego dotyczących formy opodatkowania i wysokości przychodów lub dochodów – tłumaczy rzeczniczka.

Nie rozliczyłeś? Zrób to teraz

W sytuacji, gdy płatnik składek z różnych przyczyn nie mógł  złożyć do ZUS-u rocznego rozliczenia w terminie do 22 maja br., to może jeszcze przekazać  ten dokument  nie później niż do 30-31 maja br.  Musi jednak  pamiętać o tym, że  jeśli  przysługuje mu kwota do zwrotu to do 1 czerwca powinien zatwierdzić i odesłać przez PUE ZUS przygotowany wniosek o symbolu RZS-R, który dostępny będzie w dokumentach roboczych. Sam fakt przekazania dokumentów rozliczeniowych po terminie (w tym roku po 22 maja) nie rodzi konsekwencji. Natomiast opłacenie składek po terminie wiąże się z koniecznością naliczenia odsetek za zwłokę – jeśli przekraczają kwotę 34,90 zł.

Jak wyliczana jest składka zdrowotna?

Od 1 stycznia 2022 r. podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne ustalana jest zależnie formy opodatkowania i rodzaju pozarolniczej działalności. Każda osoba prowadząca pozarolniczą działalność i, która opłaca podatek w formie ryczałtu lub na zasadach ogólnych (podatkiem liniowym lub według skali podatkowej) ma obowiązek złożyć roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne  za 2022 r. Służy ono temu, aby ustalić składkę za dany rok na podstawie przychodów lub dochodów w nim osiągniętych.