Urząd bez kolejek, papierowych dokumentów i barier, dostępny na wyciągnięcie smartfona? Tak właśnie wygląda korzystanie z e-rozwiązań w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Niezależnie od tego, czy prowadzisz firmę, leczysz pacjentów, wychowujesz dzieci, czy pobierasz emeryturę – Twój ZUS mieści się teraz w smartfonie i na ekranie komputera.

– Dzięki systematycznemu rozwojowi cyfrowych usług,  wdrożeniu nowej aplikacji mZUS dla Płatnika, a także pozostałym aplikacjom (mZUS i mZUS dla Lekarza), modernizacji portalu eZUS, a także konsultacji online za pośrednictwem e-wizy, klienci mogą załatwić wiele spraw zdalnie – mówi Beata Kopczyńska, regionalna rzeczniczka prasowa ZUS w województwie śląskim.

Jak dodaje narzędzia te działają bez względu na to, czy użytkownik loguje się z własnego domu, czy przebywa za granicą, tysiące kilometrów od domu.

Trzy wyspecjalizowane aplikacje mobilne ZUS

Zakład Ubezpieczeń Społecznych dostarcza darmowe narzędzia mobilne, w pełni dostosowane do potrzeb konkretnych grup użytkowników. Aby z nich korzystać, wystarczy pobrać odpowiednią aplikację ze sklepu Google Play lub App Store:

• mZUS dla Płatnika – to rozwiązanie stworzone zostało z myślą o przedsiębiorcach i księgowych, dzięki czemu mają oni stały dostęp do danych na koncie płatnika. Aplikacja umożliwia m.in. mobilną kontrolę salda składek, monitorowanie w czasie rzeczywistym zwolnień lekarskich (e-ZLA) pracowników oraz sprawne składanie wniosków bez konieczności uruchamiania komputera.
• mZUS – to narzędzie dla każdego obywatela: od rodzica, przez pracownika i ubezpieczonego, aż po emeryta czy rencistę. Pozwala na błyskawiczne przesyłanie wniosków o świadczenia rodzinne (takie jak „800+”, „Dobry Start 300+” czy program „Aktywny Rodzic”), daje też stały podgląd zgromadzonych składek, kontrolę własnych e-zwolnień oraz dostęp do kalkulatora prognozowanej emerytury.
• mZUS dla Lekarza – to wyspecjalizowana aplikacja dla lekarzy oraz asystentów medycznych upoważnionych do wystawiania zwolnień. Dzięki niej lekarz może wystawić e-ZLA poza gabinetem, np. podczas wizyty domowej u pacjenta. Umożliwia także natychmiastową weryfikację danych ubezpieczeniowych oraz pobranie certyfikatu ZUS bezpośrednio na smartfon.

eZUS, czyli  wszystko online

Głównym miejscem do załatwiania spraw przez internet w ZUS jest platforma eZUS, która zastąpiła dawne PUE ZUS. Aby móc z niej korzystać należy wcześniej utworzyć swój profil. Można to zrobić z domu, potwierdzając swoją tożsamość profilem zaufanym czy też za pomocą bankowości elektronicznej, aplikacji mObywatel, czy e-Dowodu. Można to zrobić także podczas e-wizyty lub odwiedzając placówkę ZUS.

– eZUS to miejsce, gdzie każda grupa klientów, od ubezpieczonych, poprzez świadczeniobiorców aż po płatników składek znajdzie niezbędne informacje, dane i możliwości załatwiania spraw – weryfikację danych, sprawdzenie przyznanych świadczeń, wysyłanie pism, wniosków, czy generowanie niektórych zaświadczeń. – Dzięki eZUS  osobiste wizyty w urzędzie stają się wyborem, a nie koniecznością. Nasz e-urząd działa w trybie 24/7. Przedsiębiorca zarządzający firmą, lekarz badający pacjenta, rodzic składający wniosek o świadczenie czy emeryt – wszyscy mają dostęp do usług ZUS w jednym kliknięciu – podsumowuje rzeczniczka.

Wizyta w ZUS może być online

Nie trzeba wychodzić z domu, aby załatwić sprawę w ZUS, bo z pracownikiem ZUS można porozmawiać przez internet – podczas e-wizyty. Aby skorzystać z takiej formy kontaktu, wystarczy wcześniej umówić się na taką wideo rozmowę www.zus.pl/e-wizyta, podać zakres tematyczny rozmowy i wybrać „swój” ZUS. Do połączenia online potrzebne będzie urządzenie podłączone do internetu i wyposażone w głośnik, kamerę i mikrofon, czyli może to być komputer, laptop, tablet czy też telefon-smartfon. Konsultacja z ekspertem ZUS odbywa się twarzą w twarz przez kamerę internetową, w dogodnych dla klienta warunkach i miejscu, bez marnowania pieniędzy i czasu na dojazdy. Warto pamiętać, że rozmowa odbywa się w godzinach urzędowania ZUS, zatem jeśli kontaktujemy się z drugiej półkuli ziemi – to należy wziąć to pod uwagę umawiając się na wizytę.

Cyfrowa mLegitymacja dla emeryta i rencisty

Od 2023 roku ZUS wydaje nowym świadczeniobiorcom legitymacje domyślnie w formie elektronicznej -mLegitymacja. Każdy emeryt czy rencista ma automatyczny dostęp do mLegitymacji w rządowej aplikacji mObywatel. Tradycyjny plastik jest wydawany wyłącznie na specjalny wniosek klienta. Elektroniczna legitymacje daje te same uprawnienia co plastikowa karta, seniorzy po jej okazaniu mogą korzystać z przysługujących im ulg, np. tańsze przejazdy PKP czy w komunikacji miejskiej. Wychodząc z domu nie trzeba już pamiętać o legitymacji plastikowej, wystarczy zabrać smartfon i mamy ją w zasięgu ręki.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych uruchomia usługę elektronicznych powiadomień o zaległościach składkowych. Dzięki niej przedsiębiorcy dowiedzą się o nieopłaconych składkach za ostatni miesiąc rozliczeniowy jeszcze przed wysłaniem formalnego upomnienia.

Wdrożenie nowej usługi odbywało się etapami. Najpierw uruchomiona była w Oddziale ZUS w Opolu, następnie w styczniu korzystali z niej płatnicy z 10 oddziałów ZUS, w tym aż z trzech z województwa śląskiego (Bielsko-Biała, Chorzów i Częstochowa). Od 9 do 13 marca usługą objęte zostaną już wszystkie oddziały ZUS w kraju, także oddziały ZUS: w Rybniku, w Sosnowcu i w Zabrzu.

Jak to działa?

Powiadomienia o zadłużeniu są przekazywane bezpośrednio na profile płatników składek na platformie eZUS. Kierowane są wyłącznie do czynnych przedsiębiorców, u których wystąpiło zadłużenie za ostatni miesiąc rozliczeniowy oraz którzy nie złożyli wniosku o układ ratalny.

– Z elektronicznego powiadomienia płatnik dowie się, za który miesiąc brakuje wpłaty, jaki był termin płatności oraz pozna dokładną kwotę długu wraz z należnymi odsetkami. W wiadomości podajemy też indywidualny numer rachunku do wpłaty, co maksymalnie upraszcza uregulowanie należności oraz wskazówki, gdzie przedsiębiorca znajdzie informacje o swoim saldzie w ZUS – wyjaśnia Beata Kopczyńska, regionalna rzeczniczka prasowa ZUS w województwie śląskim.

Oszczędność czasu i pieniędzy

Nowe rozwiązanie ma kluczowy cel: zapobiegać narastaniu długów oraz usprawnić przekazywanie informacji o zaległościach. Często zaległości wynikają z drobnych pomyłek – błędnej kwoty przelewu czy przeoczenia terminu. Jeśli przedsiębiorca nie podejmie żadnych działań, ZUS zgodnie z obowiązującymi przepisami wyśle formalne upomnienie, co wiąże się z dodatkowymi kosztami.

Statystyki ZUS pokazują, że problem jest realny. Z danych oddziałów ZUS w Rybniku, w Sosnowcu i w Zabrzu, które obsługują łącznie 180 tys. aktywnych płatników składek, co piąty z nich na koniec stycznia miał zadłużenie.

Koniec z zaskoczeniem – włącz powiadomienia

ZUS zachęca przedsiębiorców do regularnego sprawdzania swoich profili na eZUS. To właśnie tam pojawiają się informacje o nieopłaconych składkach.

– Warto na bieżąco sprawdzać profil płatnika na eZUS, bo tam wysyłamy ważne dla przedsiębiorców informacje, w tym wiadomości o zaległych składkach. Zachęcamy też do aktywowania na swoim profilu na eZUS bezpłatnego powiadomienia SMS lub e-mail. To proste rozwiązanie sprawia, że system sam „zapuka” do nas z informacją o pojawieniu się nowych dokumentów. Dzięki temu przedsiębiorca zyskuje czas na reakcję i może uregulować należność jednym przelewem, zanim drobne przeoczenie zmieni się w kosztowny problem – dodaje rzeczniczka.

PUE ZUS zmienia się w eZUS. Już niedługo z nowej wersji popularnego e-urzędu ZUS skorzystają przedsiębiorcy – płatnicy składek. Interfejs będzie przejrzysty i przyjazny użytkownikowi.

– W eZUS przedsiębiorcy będą mieli szybki dostęp do najważniejszych informacji o saldzie rozliczeń z ZUS, zwolnieniach lekarskich swoich pracowników czy do wiadomości z ZUS. Z okna startowego przejdą do swoich spraw w ZUS czy do katalogu usług. Nowy widok zastąpi kilka dotychczasowych oddzielnych zakładek. Będzie też można najbardziej potrzebne informacje poukładać według własnego uznania – informuje Beata Kopczyńska, regionalna rzeczniczka prasowa ZUS w województwie śląskim.

Przedsiębiorcy będą korzystać z kreatorów, dzięki którym w kilku krokach zbiorą wymagane dane i otrzymają gotowe wnioski do podpisania i wysłania.

Prościej będzie też z obsługą wiadomości z i do ZUS. Wymiana korespondencji w tej samej sprawie będzie połączona w jeden wątek – podobnie jak w programach do obsługi maili. Dodatkowo dotychczasowa skrzynka odbiorcza zostanie podzielona na trzy sekcje: powiadomienia, korespondencję z ZUS oraz komunikaty.

Wdrożenie portalu eZUS w części dla płatników składek jest planowane na drugą połowę stycznia 2026 r.

Po wprowadzeniu zmian w portalu ZUS planuje udostępnić aplikację mobilną dla płatników. Będzie to dodatkowe narzędzie ułatwiające przedsiębiorcom dostęp do ich danych i spraw w ZUS.

13 lutego i 13 marca rybnicki Oddział ZUS organizuje indywidualne warsztaty dla płatników składek z Platformy Usług Elektronicznych (eZUS). Szkolenie odbędzie się przy komputerze, a funkcjonalności PUE będzie można bezpośrednio ćwiczyć na swoim własnym profilu. Warsztaty są bezpłatne, wystarczy wcześniej się na nie zapisać.

To wyjątkowa oferta, zwłaszcza dla małych płatników składek, którzy nie mają swoich działów kadr czy księgowości, więc sami wiele spraw muszą sprawdzać czy załatwiać, dlatego podczas indywidualnych warsztatów mogą nauczyć się jak posługiwać się Platformą Usług Elektronicznych (eZUS) prowadząc własną firmę. Eksperci ZUS pokażą w jaki sposób pobrać niezbędne dane, gdzie sprawdzić ważne informacje, jak wysłać pismo do ZUS, a także jak wypełnić dokumenty ubezpieczeniowe oraz jak korzystać z e-Płatnika.
– Dodatkową wartością tego indywidualnego spotkania z naszym ekspertem będzie to, że szkolenie ma formę warsztatów indywidualnych, przy komputerze, realizowane na koncie PUE danego uczestnika. Zatem bez obaw można pytać o swoje sprawy, a odpowiedzi będą dotyczyły tego konkretnego płatnia. Ekspert ZUS będzie wsparciem dla uczestnika warsztatów pokazując mu krok po kroku jak korzystać z PUE/eZUS i usprawnić sobie kontakt z instytucją. Co ważne to spotkanie praktyczne, zatem nie będzie wyświetlania slajdów z prezentacji, ogólnych treści, ale konkretne informacje dostosowane do danego klienta i praca na jego profilu na PUE/eZUS, na jego własnych dokumentach. Można ćwiczyć do skutku, aż pewne działania staną się bezproblemowe, intuicyjne, tak by korzystać z tego narzędzia na co dzień, w kontaktach z ZUS – zachęca Beata Kopczyńska, regionalna rzeczniczka prasowa ZUS w województwie śląskim.

Warsztaty odbędą się w siedzibie ZUS w Rybniku przy ul. Reymonta 2, w dniu 13 lutego i 13 marca. Godzina warsztatów zostanie ustalona indywidualnie z każdym uczestnikiem. Aby wziąć udział w warsztatach należy wcześniej się na nie zapisać najpóźniej, tj. do 12 lutego do godz.9.00  – na warsztaty, które odbędą się 13 lutego oraz do 12 marca do godz. 9.00  – na warsztaty, które odbędą się 13 marca br. Zapisy odbywają elektronicznie pod adresem:  szkolenia_rybnik@zus.pl.

Więcej informacji na temat tych warsztatów, ale także pozostałych szkoleń organizowanych przez Oddział ZUS w Rybniku, można znaleźć na stronie internetowej ZUS w zakładce Kalendarium, wybierając temat szkolenia.

W województwie śląskim szkolenia dla klientów z szerokiego obszaru tematycznego ubezpieczeń społecznych prowadzą także oddziały ZUS w Chorzowie, w Sosnowcu i w Zabrzu.

Wszystkie są bezpłatne dla klientów ZUS.

Jeszcze w tym miesiącu użytkownicy Platformy Usług Elektronicznych (PUE) ZUS zalogują się do systemu na nowym ekranie. To pierwsza odsłona nowej wersji PUE ZUS, czyli eZUS, i pierwszy krok w kierunku unowocześnienia całego systemu.

Z Platformy Usług Elektronicznych korzysta blisko 13 mln użytkowników. To pierwszy polski e-urząd, który został udostępniony  klientom ZUS-u w 2012 r.

– Cały czas jest rozbudowywany, dzięki czemu coraz więcej spraw w ZUS można załatwić przez internet. Bardzo wielu naszych klientów przyzwyczaiło się do kontaktu z Zakładem online. Celem całego projektu jest stworzenie przyjaznego, dostępniejszego i bezpieczniejszego system dla osób ubezpieczonych, świadczeniobiorców i płatników składek – mówi Beata Kopczyńska, regionalna rzeczniczka prasowa ZUS w województwie śląskim.

Docelowo system będzie miał prostą nawigację, intuicyjny interfejs i funkcje dostosowane do wymagań różnych grup klientów, w tym osób ze szczególnymi potrzebami. W sierpniu planowane jest wdrożenie pierwszych zmian, m.in. w sposobie logowania do systemu.

Użytkownik, który będzie chciał zalogować się na PUE ZUS, zobaczy nowy ekran logowania. Przy logowaniu loginem i hasłem pojawią się nowe elementy, dzięki którym portal ma być bezpieczniejszy. Między innymi hasło będzie musiało składać się z co najmniej 12 znaków i dlatego po zalogowaniu system poprosi o zmianę hasła – informuje rzeczniczka.

Użytkownik, który poda login i hasło, będzie musiał potwierdzić logowanie kodem weryfikacyjnym. Kod otrzyma SMS-em lub e-mailem. Sposób przekazania kodu zależy od tego, jaki kanał odzyskiwania dostępu użytkownik wybrał w ustawieniach portalu (zakładka [Dane profilu] sekcja [Dane kontaktowe, kanał odzyskiwania dostępu do Twojego konta PUE]).

W kolejnym kroku użytkownik będzie mógł wybrać konto, z którego chce korzystać, zanim przejdzie do załatwiania spraw w ZUS-ie. Może to być konto indywidualne (na którym dostępne są role ogólna, świadczeniobiorcy i ubezpieczonego) lub konto płatnika (przedsiębiorcy) albo konto, do którego użytkownik ma dostęp jako pełnomocnik.

Jeśli klient wybierze konto indywidualne, przejdzie do widoku PUE i będzie mógł wybrać rolę ubezpieczonego (jeśli ją ma) lub świadczeniobiorcy albo rolę ogólną.

Inną ważną zmianą, którą zostanie wprowadzona na tym etapie jest tłumaczenie elementów eZUS na języki ukraiński i angielski.

Jeszcze w tym roku planowane są zmiany w rejestracji konta na eZUS i w procesach powiązanych z logowaniem, np. przy przypomnieniu loginu. Trwają też prace nad ulepszeniem profilu płatnika składek.