Zakład Ubezpieczeń Społecznych, jako jedna z pierwszych instytucji w Europie, wdrożył europejski system elektronicznej wymiany danych EESSI. Dzięki temu, sprawy międzynarodowe są obsługiwane w drodze komunikacji elektronicznej, sprawniej i szybciej.

EESSI (ang. Electronic Exchange of Social Security Information) to informatyczny system elektronicznej wymiany informacji i dokumentów w UE potrzebnych dla obsługi indywidualnych spraw z zakresu zabezpieczenia społecznego, czyli spraw ubezpieczonych, emerytów, rencistów, pracowników, którzy skorzystali z prawa do migracji i wykonywali lub wykonują pracę za granicą.

Komunikacja między instytucjami i 242 tys. świadczeń międzynarodowych

System EESSI nie dotyczy bezpośredniej komunikacji między klientami (ubezpieczonymi, świadczeniobiorcami) a instytucjami. To w jaki sposób komunikacja ta się odbywa pozostaje do decyzji konkretnej instytucji. Sprawy unijne obsługiwane w ramach systemu EESSI przez jednostki Zakładu Ubezpieczeń Społecznych obejmują m.in. komunikację ZUS z zagranicznymi instytucjami ubezpieczeń społecznych dla przyznania zasiłków, emerytur, rent, czy innych świadczeń w sytuacji, gdy osoba pracuje, pracowała, czy mieszka za granicą w państwie członkowskim UE/EFTA.- Liczba wniosków o tak zwane łączone emerytury rośnie z każdym rokiem, a dzięki systemowi EESSI sprawy międzynarodowe możemy załatwiać z zagranicznymi instytucjami ubezpieczeniowymi ograniczając obieg papierowych dokumentów i oszczędzając czas – mówi Beata Kopczyńska, regionalny rzecznik prasowy ZUS województwa śląskiego.

W 2020 r. ZUS wypłacał ponad 242 tysiąceświadczeń osobom, które oprócz aktywności zawodowej w Polsce, pracowały za granicą. Aż 91 proc. z nich trafiało na rachunki bankowe. 74 tys. odbiorców tych świadczeń mieszka poza granicami Polski.

Korzyści dla ubezpieczonego

System EESSI to przede wszystkim ułatwienie dla klientów, którzy pracowali w krajach unijnych. Wystarczy, że złożą wniosek do ZUS, a instytucja pozyska dane dotyczące przebiegu ubezpieczenia w innych krajach, w których odprowadzane były składki na ubezpieczenie emerytalne. Dla przykładu: mężczyzna, który pracował Polsce, Irlandii i w Niemczech, po ukończeniu 70 roku życia postanowił zrezygnować z pracy i zamierza przejść na emeryturę. Składa wniosek o emeryturę w Polsce, czyli w kraju, w którym mieszka na stałe. Prawo unijne przewiduje, że emeryturę może uzyskać z każdego z tych państw, o ile spełni do nich warunki w każdym z tych krajów, czyli otrzymać trzy emerytury.
Na podstawie zgłoszonego przez niego wniosku, zostanie uruchomione ustalenie emerytur, nie tylko przez ZUS, ale również przez instytucje zagraniczne Niemiec i Irlandii. Wszystkimi sprawami związanymi z pozyskaniem informacji, danych z zagranicznych instytucji zajmuje się ZUS, w tym przypadku odpowiednikami ZUS z Niemiec i Irlandii.

Instytucje wymienią się elektronicznie informacjami oraz dokumentami niezbędnymi do przyznania prawa i obliczenia wysokości emerytur z Polski, Irlandii i Niemiec. – Komunikacja ta obywa się teraz elektronicznie poprzez system EESSI. Oznacza to, że ZUS nie wysyła dokumentów do Niemiec i Irlandii bezpiecznym kanałem informatycznymi, a informacje przekazywane do instytucji Niemiec i Irlandii nie są wpisywane ręcznie przez pracownika ZUS, lecz w większości automatycznie pobierane z bazy danych systemu informatycznego ZUS – tłumaczy rzeczniczka. -Komunikacja elektroniczna nie kończy się tylko na wysłaniu wniosku o emeryturę lub rentę, ale obejmuje również jego dalszą obsługę, tj. przekazywanie dalszych formularzy, informacji i dokumentów, kończąc na wymianie informacji o decyzjach w sprawie emerytury podjętych przez instytucje każdego z tych krajów – dodaje

Ułatwienia także na czas pandemii

Wykorzystanie elektronicznego systemu, zamiast tradycyjnej poczty, pozwala na uniknięcie barier, jakimi są ograniczenia w przekazywaniu korespondencji pocztowej w Europie, wprowadzane okresowo przez państwa w odpowiedzi na zagrożenie epidemicznego. – Jeśli dla przyznania emerytury ZUS musi przeprowadzić korespondencję z zagranicznymi instytucjami państw, które są w EESSI, sprawy takie obecnie nie są obarczone ryzykiem restrykcji pocztowych, czy kwarantanny dokumentacji, lecz są wysyłane bezpośrednio do zagranicznych odpowiedników ZUS drogą elektroniczną. Ma to szczególne znaczenie dla osób ubiegających się o emeryturę czy rentę, których świadczenia, zarówno przysługujące z Polski, jak i z innych państw,  powinny być przyznawane najszybciej, jak to możliwe – tłumaczy Beata Kopczyńska.

ZUS liderem w obsłudze EESSI

W pierwszym, dotychczasowym okresie korzystania z systemu, jednostki ZUS wysłały poprzez system EESSI elektronicznie ponad 112 tys. wniosków i innych dokumentów, a otrzymały z instytucji zagranicznych 65 tys. takich dokumentów. Liczby te stale się zwiększają,  wraz z podłączaniem do tego systemu kolejnych państw  członkowskich UE/EFTA.Poziom wykorzystania systemu EESSI przez Polskę zasługuje na docenienie. Od początku wdrożenia systemu w 2019 r. do końca grudnia 2020 r. w ramach całej Europy wymienionych zostało około 4,2 mln dokumentów. Aktualnie Polska jest w gronie trzech państw (obok Niemiec i Austrii) wymieniających kwartalnie poprzez system EESSI najwięcej dokumentów elektronicznych wśród wszystkich państw Unii Europejskiej i EFTA. Te trzy państwa odpowiadają łącznie obecnie za ponad 50 proc. komunikacji w systemie EESSI.